Die einfachste Organisationsmethode der Welt

Organisations-Tool für zwischendurch: Mir hat jemand vor ein paar Jahre in einem Manager-Seminar die simpelste und einfachste Organisationsmethode der Welt gezeigt.

Du musst dir dazu vorstellen das ich aus der IT komme. Wir arbeiteten dort mit allen möglichen Ticketverwaltungssysteme wie Atlassian Jira, Atlassian Trello, haptischen Kanban-Boards, E-Mailverteilern, Scrum-Boards und Co. Abgefahrenes Zeug.

Aber all das hat bei mir irgendwann nicht mehr funktioniert. Warum? Die Aufgaben gehen einfach in der Masse unter. An manchen Tagen erhielt ich mehr als 50 E-Mails. In meinem Postfach liegen oft mehrere hundert ungelesene E-Mails die ich runterpriorisieren muss. Oft muss ich auf Zuarbeit und Rückantwort warten. Puh!

Gleichzeitig motiviert es nicht, wenn du 800 Aufgaben vor dir hast und erstmal minutenlange Filter bewegen musst, Kommentare lesen und sortieren musst. Nein. Die wirksamste Methode ist viel einfacher.

Ich bin gespannt, was du dazu sagst.

Todo-Listen

Ganz simpel, smart und einfach: Schreibe alle Aufgaben, die anstehen auf einen Zettel. Die arbeitst du sequentiell ab, danach streichst du sie durch. That´s it.

  1. Todo: Kunden zurückrufen
  2. Todo: Kapitel 3 aus Codename Glückskind ins Lektorat geben
  3. Todo: Blogartikel über REDESIGN schreiben

Die Aufgaben arbeitest du nacheinander ab. Ganz sachlich neutral und straight. Was am Ende des Tages übrig bleibst, lässt du stehen oder überträgst es auf einen neuen Zettel. Damit organisierst du ALLES.

Selbst wenn das mal zeitweise 2, 3 oder mehr Zettel werden. Damit du organisiert du deinen Tag, deine Woche und deinen Monat. Ich hatte hier schon 4 Zettel nebeneinander liegen. Gerade dann ist es wichtig den roten Faden im Auge zu behalten.

Aus den Augen aus dem Sinn

Der Hauptvorteil: Was erstmal aus dem Kopf ist, ist aus dem Sinn und du kannst dich auf Ergebnisse und Voranschreiten eines Punktes konzentrieren. Der vielbesagte FOKUS entsteht.

Wenn du noch keine Todo-Liste hast, dann beginne früh morgens als allererstes dir diese Liste zu erstellen. Schreib alles auf was erledigt werden muss.

Pro-Tipp #1: Schneide und formuliere die Aufgaben in einer Größenordnung in der sie bestmöglichst in 15 Minuten erledigt werden können. Auf jeden Fall sollte die Länge der Aufgaben unter 2 Stunden liegen. Und noch etwas:

Die Aufgaben müssen selbstbestimmt erledigt werden können. Frei von Abhängigkeiten. Nur dann ergibt dieses System einen logischen Sinn und funktioniert. Zum Beispiel nicht formulieren das Herr Meier den Angebotstext erstellt, sondern das der Angebotstext von dir empfangen wird.

Pro-Tipp #2: Platziere den oder die Zettel sichtbar auf deinem Schreibtisch. Wenn du genauso ein kreativer Chaot bist wie, dann solltest du besonders darauf achten den Zettel morgens als erstes sehen zu können. Es ist das erste was du siehst wenn du dich an den Schreibtisch setzt 🙂

Es sollte jeden Morgen deine erste Tat sein auf diesen Zettel zu schauen: Was steht dort drauf? Was muss als nächstes erledigt werden? Was darf noch aufgeschrieben werden? Welche Termine stehen heute an?

Das kann ein wichtiger Teil deiner neuen Routine sein.

It works, wenn du damit arbeitest

Es funktioniert, wenn du damit arbeitest. Jeder durchgestrichene ‚Todo‘ verschafft ein Erfolgserlebnis. Du siehst den Fortschritt, kannst dich besser fokussieren und lässt dich somit weniger ablenken.

Bei mir funktioniert es, also gehe ich davon aus, das es auch bei dir funktionieren wird – wenn du dich darauf einlässt und es einfach mal ausprobierst.

Pro Tipp #3 Eat the frog in the morning

Hier der dritte und letzte Tipp: Alle Aufgaben arbeitest du nacheinander ab und du isst den Frosch zum Frühstück.

Was bedeutet „Eat the frog in the morning“?

Morgens beginnst du mit der unangenehmsten, schlimmsten oder schwierigsten Aufgabe. Warum? Damit diese als erledigt ist. Danach arbeitest du alles andere ab.

Das unangenehmste ist dann aus deinem Kopf und du hast eine bessere Energie für den Tag. Außerdem bist du schon einmal maximal motiviert. Denn das schlimmste liegt hinter dir.

Das funktioniert auch hervorragend für die Hausarbeit. Denke auch dabei an den Impuls aus „Mach dein Bett!

Was am Ende des Tages übrig bleibt, wird auf einen neuen Zettel für den nächsten Tag übertragen.

Viel Erfolg beim Anwenden.

Schreib mir gerne auf Social Media wie dir der Tipp gefallen hat und deine Organisation verbessert hat!

Dazu passend: 5 Power Booster für mehr Motivation.

Was Unternehmer über schnelles Wachstum wissen sollten

KPIs, Gewinne und Umsätze: Wenn Unternehmen zwischen 50 und 300 Mitarbeitern sich schnell entwickeln und wachsen, dann haben die führenden Unternehmer meistens nur eins im Sinn: die Gewinn- und Umsatzzahlen.

Sie vergessen häufig die zentralen Säulen eines nachhaltigen Unternehmensaufbaus. Es sind nicht die Zahlen und Gewinne die das Unternehmen langfristig erfolgreich am Laufen halten.

Erfahren Sie mehr dazu in diesem kurzen Artikel.

Was berechtigt mich diesen Artikel zu schreiben?

Einige Unternehmer vertreten leider die Ansicht das man nur von den Menschen lernen kann, die schon dort sind wo sie hinwollen. Leider ist diese Aussage ein Irrtum. Sie beruht auf einem Denkfehler. Wenn das richtig wäre, müssten alle Unternehmen die von McKinsey, Ernst Young, Kearney und Co. beraten wurden die reinsten Ideenschmieden sein in denen die Menschen freudestrahlend einen Erfolg nach dem anderen feiern. Aber ist das so?

Unternehmer müssen folgendes wissen:

Richtig ist: Man sollte von den Menschen lernen die Wissen und Kompetenzen haben bestimme Probleme zu lösen. Menschen die Herausforderungen annehmen und lösen können. Die die Ursachen für Probleme ausmachen und beseitigen können. Die dafür einstehen. Experten die Lösungen, Formate, Strukturen oder funktionierende lebbare Prozesse kennen. Denker für gute Ideen. Menschen die über strategische Exzellenz, Weitsicht und Empathie verfügen. Die Changeprozesse auch dann durchziehen, wenn nicht jeder einzelne das Gesamtbild kennt oder versteht. Voranschreitende Leader die den Status Quo hinterfragen, neu denken und bestimmte Dinge selbst bei Gegenwind zum Wohle aller durchziehen.

Die richtigen Kompetenzen am richtigen Ort

Um es mit einem anderen Beispiel zu sagen: Nur weil jemand gut Fußball spielen kann, heißt das noch lange nicht, das er eine Weltmeister-Mannschaft aufstellen und strategisch zum Erfolg führen kann. Selbst Fußball-Nationaltrainer wird man nicht, wenn man gut Fußballspielen kann.

Auch wenn ich immer noch nicht weiß wie gut Yogi Löw wirklich auf dem Fußballplatz spielt, glaube ich das er mehr ein strategischer Denker als ein guter Fußballspieler ist. Jemand der menschliche Potentiale sehen kann, ein Team formieren und gut analysieren kann.

Im Umkehrschluss gedacht: Nicht weil jemand etwas gut kann, ist er auch geeignet dazu es wiederholbar anzuleiten oder anderen beizubringen. Ein guter Maurer ist noch lange kein guter Ausbilder. Wer große Ziele verfolgt sollte das beachten. Dort muss jedes Puzzleteil in das große Ganze passen.

Ich habe mich seit 2010 mit agiler Führung beschäftigt und schließlich 2015 einen massiven Changeprozess zur agilen Organisation entwickelt und umgesetzt. Ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern und 6.000 Kunden dort hin geführt. Danach hab ich eine Community mit mehr als 200 Menschen aufgebaut die sich mit dem Thema näher befasst hat. Dort habe ich das Wissen in die Breite getragen. Inzwischen habe ich mit mehr als 300 Menschen gearbeitet. Das ist meine Expertise. Einen Teil der Puzzleteile habe ich in meinem Buch „Magic Teams“ skizziert.

Der Erfolg kommt aber nicht vom Lesen, sondern vom Umsetzen in der jeweiligen Organisation und diese Arbeit ist nach wie vor hoch-individuell. Es gibt kein Schema-F das überall und für jeden funktioniert.

Typische Unternehmen beginnen irgendwann ihre Mitarbeiter durch KPIs, Prozessbeschreibungen, Formulare, extrinsische Ziele und detailliertes Management zu steuern. Das verhindert oftmals nicht nur persönliches und unternehmerisches Wachstum, sondern bremst auch die Innovationskraft sowie die Ausrichtung nach dem wahren Unternehmenszweck: dem Kunden.

Was jeder Unternehmer über schnelles Wachstum wissen sollte

1. Der Tag hat nur 24h – Zeit ist begrenzt

Das mag trivial klingen, aber ja, sehr vielen Unternehmern scheint diese Tatsache nicht bewusst. Ihr Zeitmanagement fliegt ihnen regelmäßig um die Ohren: Sie verpassen Termine oder können sie nicht wahrnehmen. Regelmäßig verpassen sie das Abendessen mit der Frau, kommen zu spät, haben zu wenig Zeit für sich oder vergessen die eigenen Kinder. Sie bewegen sich in ihrem eigenen Hamsterrad.

Der Fokus liegt oftmals vollständig auf dem eigenen Business und wenn der Tag 48 Stunden hätte, dann würden sie 48 Stunden arbeiten. Warum? Oftmals können sie nicht von ihrer Leidenschaft loslassen und haben viel zu viele parallele Projekte: Da ist das Aktiendepot, die Immobilien, das eigene Unternehmen, Kundentermine, Bühnenpräsenz, Mitarbeiterführung, Verkauf, neue Projekte, Gespräche mit Kooperationspartnern…

Sie sind vielleicht süchtig nach Arbeit und der Anerkennung im außen. Auch wenn es die persönliche Leidenschaft sein mag und großen Mehrwert liefert, dann vergessen sie sich doch manchmal selbst. Andere wichtige Säulen des Lebens gehen unter:

  • Gesundheit, resourcenorientiertes Denken und innere Balance
  • Partnerschaft, Familie, Freunde und soziales Umfeld
  • Hobbies, Freizeit und persönliche Ziele
  • Visionsarbeit und strategische Ausrichtung
  • Trends, Innovation und eigene Weiterentwicklung

2. Der Unternehmer wird zum Flaschenhals wenn er nicht clever delegiert

Wenn nur einer im Unternehmen verkaufen oder entscheiden kann, dann hängt alles von dieser Person ab. Aber schnell wachsende Unternehmen müssen clevere Entscheidungsstrukturen aufbauen, sonst skaliert es nicht. Mitarbeiter müssen entscheiden lernen und können. Dazu braucht es Klarheit und dazugehörige Entscheidungsstrukturen. Was darf ein Mitarbeiter selbst entscheiden und was nicht? Welche Aspekte müssen im Team entschieden werden? Wo entscheiden Führungskräfte? Was entscheidet der Unternehmer selbst?

3. Menschen unterschätzen neue Projekte

In der Startup-Kultur sind neue Projekte und Produkte oftmals kein Problem, aber im Laufe der Zeit wird es wichtiger das Business auszubauen. Dann sind da nicht nur laufende Prozesse, bestehende Produkte und Kunden, sondern eben auch neue und alles was neu ist erfordert erhöhte Energie und Aufmerksamkeit. Sehr schnell kann man sich hier verschätzen und verkalkulieren. Selbst wenn große Gewinne winken, dann werden neue Projekte meist unterschätzt. Die Qualität leidet. Interessierte Kunden springen ab und verlieren das Vertrauen.

Die operative Arbeit kollidiert mit der innovativen Arbeit. Projektarbeit trifft laufende Arbeit.

Das sagt der CHAOS-Report: Mehr als 50 % von Projekten verzögern sich in der Auslieferung, treffen nicht die erwartete Qualität oder schaffen nicht die Ergebnisse die der Kunde sich wünscht:

Punkt 4, 5,6 und 7 werde ich nur kurz skizzieren:

4. Wissen und Kompetenzen bestehender Mitarbeiter können nicht schnell genug auf neue Mitarbeiter übertragen werden, weil sie zu stark im Kerngeschäft eingebunden sind.

5. Konflikte können nicht ausreichend schnell und gut gelöst werden.

6. Die Kundenzufriedenheit wird aus den Augen verloren, die Produktqualität sinkt und damit die Weiteremfehlungsrate. Der Verkauf benötigt plötzlich viel höhere Anstreungen. Die Zahlen brechen ein.

7. Bestehende Mitarbeiter mögen das Kerngeschäft und die operative Arbeit im Griff haben, sind aber in der Regel keine guten Führungspersönlichkeiten die die Meta-Ebene einnehmen können. Damit werden neue Mitarbeiter nicht ausreichend angeleitet. Es entsteht viel Verschwendung.

Welche Lösungsoptionen gibt es?

Man braucht in solchen raschen Wachstumsphasen genau solche Menschen die nicht unbedingt gefallen wollen und müssen: Beobachter und Analysten die sehr schnell Engpässe und verborgene Konflikte erkennen können. Menschen mit systemischem Blick und Verständnis.

Menschen die Ideen liefern können wie das Unternehmen besser ausgerichtet werden kann und es – komme was wolle – in die Umsetzung bringen um große Ziele zu erreichen.

Agile Transformation im Mittelstand – und das Remote?

Teams, Produkt-Teams und Entwicklungsteams an ein Ziel zu führen ist herausfordernd genug. Dies noch auf Entfernung zu tun wird zur Königsdisziplin werden. Wenn Unternehmen bereits daran scheitern Projekte mit Menschen in einem Raum nicht zu bewältigen – wie soll oder kann es dann remote gelingen. Viele Unternehmer und Führungskräfte wird das zu ganz neuen Problemstellungen führen. Hier hilft auch kein simples Online-Seminar oder Einzelcoaching – das benötigt Begleitung vor Ort. Warum? Das erläutert dieser Artikel.

Schauen wir genauer hin: Mehr als 50 % von Digitalisierungsprojekten scheitern schon heute, liefern nicht die gewünschten Ergebnisse oder sind verspätet. Mitarbeiter sind unzufrieden, verausgaben sich, brennen aus oder schaffen es nicht die erforderlichen Kompetenzen auf zu bauen. Kunden sind unzufrieden.

Beides resultiert nicht nur in negativen Bewertungen und Kommentaren im Internet, sondern eben auch genau da wo es besonders weh tut: Die Bestands- oder Neukunden kaufen nicht mehr, wichtige Mitarbeiter springen ab, die Einarbeitung und das Recruting neuer Mitarbeiter verzögert massiv die Projekte.

Noch schlimmer ist das vorhandene Kunden den Wert der Produkte nicht oder nicht mehr sehen sehen, schätzen und nicht weiterempfehlen. Wenn hier nicht schnell genug gegengesteuert wird, kann es weiter bergab gehen.

Dann versucht man es mit enger Führung, Tools, Beratungsfirmen oder Prozessen. Die Arbeit für die Arbeit steigt. Die Begeisterung sinkt. Die Ergebnisleistung fällt weiter. Konflikte und Emotionen kochen hoch. Warum?

Das ist doch klar: Mehr vom selben führt nur zu mehr vom selben. Was ein Unternehmen in einer solchen Lage jedoch benötigt ist so etwas wie ein Jogi-Löw. Jemand der sich die Sache annimmt, beobachtet, einen Plan entwickelt, die Umsetzung vorbereitet und während des Spiels ganz gelassen die richtigen Entscheidungen trifft.

Genau so etwas brauchen moderne Unternehmen. Ein Joachim-Löw. Nennen Sie es Teamarchitekt, Business-Trainer oder Agile Coach. Ganz egal. Aber wenn es darum geht schnelle und gute Lösungen für Unternehmenserfolg und interne Prozesse zu finden, insbesondere auf Entfernung, dann braucht es Experten die damit Erfahrung haben.

Den meisten digitalen Unternehmen fehlt es an: emotionaler Intelligenz

Ich arbeite seit 10… 15 Jahren in diesem Feld, bin ausgebildeter Coach, Business-Trainer und Experte für agile Transformation im Mittelstand. Sprechen Sie mich an.