Die einfachste Organisationsmethode der Welt

Organisations-Tool für zwischendurch: Mir hat jemand vor ein paar Jahre in einem Manager-Seminar die simpelste und einfachste Organisationsmethode der Welt gezeigt.

Du musst dir dazu vorstellen das ich aus der IT komme. Wir arbeiteten dort mit allen möglichen Ticketverwaltungssysteme wie Atlassian Jira, Atlassian Trello, haptischen Kanban-Boards, E-Mailverteilern, Scrum-Boards und Co. Abgefahrenes Zeug.

Aber all das hat bei mir irgendwann nicht mehr funktioniert. Warum? Die Aufgaben gehen einfach in der Masse unter. An manchen Tagen erhielt ich mehr als 50 E-Mails. In meinem Postfach liegen oft mehrere hundert ungelesene E-Mails die ich runterpriorisieren muss. Oft muss ich auf Zuarbeit und Rückantwort warten. Puh!

Gleichzeitig motiviert es nicht, wenn du 800 Aufgaben vor dir hast und erstmal minutenlange Filter bewegen musst, Kommentare lesen und sortieren musst. Nein. Die wirksamste Methode ist viel einfacher.

Ich bin gespannt, was du dazu sagst.

Todo-Listen

Ganz simpel, smart und einfach: Schreibe alle Aufgaben, die anstehen auf einen Zettel. Die arbeitst du sequentiell ab, danach streichst du sie durch. That´s it.

  1. Todo: Kunden zurückrufen
  2. Todo: Kapitel 3 aus Codename Glückskind ins Lektorat geben
  3. Todo: Blogartikel über REDESIGN schreiben

Die Aufgaben arbeitest du nacheinander ab. Ganz sachlich neutral und straight. Was am Ende des Tages übrig bleibst, lässt du stehen oder überträgst es auf einen neuen Zettel. Damit organisierst du ALLES.

Selbst wenn das mal zeitweise 2, 3 oder mehr Zettel werden. Damit du organisiert du deinen Tag, deine Woche und deinen Monat. Ich hatte hier schon 4 Zettel nebeneinander liegen. Gerade dann ist es wichtig den roten Faden im Auge zu behalten.

Aus den Augen aus dem Sinn

Der Hauptvorteil: Was erstmal aus dem Kopf ist, ist aus dem Sinn und du kannst dich auf Ergebnisse und Voranschreiten eines Punktes konzentrieren. Der vielbesagte FOKUS entsteht.

Wenn du noch keine Todo-Liste hast, dann beginne früh morgens als allererstes dir diese Liste zu erstellen. Schreib alles auf was erledigt werden muss.

Pro-Tipp #1: Schneide und formuliere die Aufgaben in einer Größenordnung in der sie bestmöglichst in 15 Minuten erledigt werden können. Auf jeden Fall sollte die Länge der Aufgaben unter 2 Stunden liegen. Und noch etwas:

Die Aufgaben müssen selbstbestimmt erledigt werden können. Frei von Abhängigkeiten. Nur dann ergibt dieses System einen logischen Sinn und funktioniert. Zum Beispiel nicht formulieren das Herr Meier den Angebotstext erstellt, sondern das der Angebotstext von dir empfangen wird.

Pro-Tipp #2: Platziere den oder die Zettel sichtbar auf deinem Schreibtisch. Wenn du genauso ein kreativer Chaot bist wie, dann solltest du besonders darauf achten den Zettel morgens als erstes sehen zu können. Es ist das erste was du siehst wenn du dich an den Schreibtisch setzt 🙂

Es sollte jeden Morgen deine erste Tat sein auf diesen Zettel zu schauen: Was steht dort drauf? Was muss als nächstes erledigt werden? Was darf noch aufgeschrieben werden? Welche Termine stehen heute an?

Das kann ein wichtiger Teil deiner neuen Routine sein.

It works, wenn du damit arbeitest

Es funktioniert, wenn du damit arbeitest. Jeder durchgestrichene ‚Todo‘ verschafft ein Erfolgserlebnis. Du siehst den Fortschritt, kannst dich besser fokussieren und lässt dich somit weniger ablenken.

Bei mir funktioniert es, also gehe ich davon aus, das es auch bei dir funktionieren wird – wenn du dich darauf einlässt und es einfach mal ausprobierst.

Pro Tipp #3 Eat the frog in the morning

Hier der dritte und letzte Tipp: Alle Aufgaben arbeitest du nacheinander ab und du isst den Frosch zum Frühstück.

Was bedeutet „Eat the frog in the morning“?

Morgens beginnst du mit der unangenehmsten, schlimmsten oder schwierigsten Aufgabe. Warum? Damit diese als erledigt ist. Danach arbeitest du alles andere ab.

Das unangenehmste ist dann aus deinem Kopf und du hast eine bessere Energie für den Tag. Außerdem bist du schon einmal maximal motiviert. Denn das schlimmste liegt hinter dir.

Das funktioniert auch hervorragend für die Hausarbeit. Denke auch dabei an den Impuls aus „Mach dein Bett!

Was am Ende des Tages übrig bleibt, wird auf einen neuen Zettel für den nächsten Tag übertragen.

Viel Erfolg beim Anwenden.

Schreib mir gerne auf Social Media wie dir der Tipp gefallen hat und deine Organisation verbessert hat!

Dazu passend: 5 Power Booster für mehr Motivation.

Was Unternehmer über schnelles Wachstum wissen sollten

KPIs, Gewinne und Umsätze: Wenn Unternehmen zwischen 50 und 300 Mitarbeitern sich schnell entwickeln und wachsen, dann haben die führenden Unternehmer meistens nur eins im Sinn: die Gewinn- und Umsatzzahlen.

Sie vergessen häufig die zentralen Säulen eines nachhaltigen Unternehmensaufbaus. Es sind nicht die Zahlen und Gewinne die das Unternehmen langfristig erfolgreich am Laufen halten.

Erfahren Sie mehr dazu in diesem kurzen Artikel.

Was berechtigt mich diesen Artikel zu schreiben?

Einige Unternehmer vertreten leider die Ansicht das man nur von den Menschen lernen kann, die schon dort sind wo sie hinwollen. Leider ist diese Aussage ein Irrtum. Sie beruht auf einem Denkfehler. Wenn das richtig wäre, müssten alle Unternehmen die von McKinsey, Ernst Young, Kearney und Co. beraten wurden die reinsten Ideenschmieden sein in denen die Menschen freudestrahlend einen Erfolg nach dem anderen feiern. Aber ist das so?

Unternehmer müssen folgendes wissen:

Richtig ist: Man sollte von den Menschen lernen die Wissen und Kompetenzen haben bestimme Probleme zu lösen. Menschen die Herausforderungen annehmen und lösen können. Die die Ursachen für Probleme ausmachen und beseitigen können. Die dafür einstehen. Experten die Lösungen, Formate, Strukturen oder funktionierende lebbare Prozesse kennen. Denker für gute Ideen. Menschen die über strategische Exzellenz, Weitsicht und Empathie verfügen. Die Changeprozesse auch dann durchziehen, wenn nicht jeder einzelne das Gesamtbild kennt oder versteht. Voranschreitende Leader die den Status Quo hinterfragen, neu denken und bestimmte Dinge selbst bei Gegenwind zum Wohle aller durchziehen.

Die richtigen Kompetenzen am richtigen Ort

Um es mit einem anderen Beispiel zu sagen: Nur weil jemand gut Fußball spielen kann, heißt das noch lange nicht, das er eine Weltmeister-Mannschaft aufstellen und strategisch zum Erfolg führen kann. Selbst Fußball-Nationaltrainer wird man nicht, wenn man gut Fußballspielen kann.

Auch wenn ich immer noch nicht weiß wie gut Yogi Löw wirklich auf dem Fußballplatz spielt, glaube ich das er mehr ein strategischer Denker als ein guter Fußballspieler ist. Jemand der menschliche Potentiale sehen kann, ein Team formieren und gut analysieren kann.

Im Umkehrschluss gedacht: Nicht weil jemand etwas gut kann, ist er auch geeignet dazu es wiederholbar anzuleiten oder anderen beizubringen. Ein guter Maurer ist noch lange kein guter Ausbilder. Wer große Ziele verfolgt sollte das beachten. Dort muss jedes Puzzleteil in das große Ganze passen.

Ich habe mich seit 2010 mit agiler Führung beschäftigt und schließlich 2015 einen massiven Changeprozess zur agilen Organisation entwickelt und umgesetzt. Ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern und 6.000 Kunden dort hin geführt. Danach hab ich eine Community mit mehr als 200 Menschen aufgebaut die sich mit dem Thema näher befasst hat. Dort habe ich das Wissen in die Breite getragen. Inzwischen habe ich mit mehr als 300 Menschen gearbeitet. Das ist meine Expertise. Einen Teil der Puzzleteile habe ich in meinem Buch „Magic Teams“ skizziert.

Der Erfolg kommt aber nicht vom Lesen, sondern vom Umsetzen in der jeweiligen Organisation und diese Arbeit ist nach wie vor hoch-individuell. Es gibt kein Schema-F das überall und für jeden funktioniert.

Typische Unternehmen beginnen irgendwann ihre Mitarbeiter durch KPIs, Prozessbeschreibungen, Formulare, extrinsische Ziele und detailliertes Management zu steuern. Das verhindert oftmals nicht nur persönliches und unternehmerisches Wachstum, sondern bremst auch die Innovationskraft sowie die Ausrichtung nach dem wahren Unternehmenszweck: dem Kunden.

Was jeder Unternehmer über schnelles Wachstum wissen sollte

1. Der Tag hat nur 24h – Zeit ist begrenzt

Das mag trivial klingen, aber ja, sehr vielen Unternehmern scheint diese Tatsache nicht bewusst. Ihr Zeitmanagement fliegt ihnen regelmäßig um die Ohren: Sie verpassen Termine oder können sie nicht wahrnehmen. Regelmäßig verpassen sie das Abendessen mit der Frau, kommen zu spät, haben zu wenig Zeit für sich oder vergessen die eigenen Kinder. Sie bewegen sich in ihrem eigenen Hamsterrad.

Der Fokus liegt oftmals vollständig auf dem eigenen Business und wenn der Tag 48 Stunden hätte, dann würden sie 48 Stunden arbeiten. Warum? Oftmals können sie nicht von ihrer Leidenschaft loslassen und haben viel zu viele parallele Projekte: Da ist das Aktiendepot, die Immobilien, das eigene Unternehmen, Kundentermine, Bühnenpräsenz, Mitarbeiterführung, Verkauf, neue Projekte, Gespräche mit Kooperationspartnern…

Sie sind vielleicht süchtig nach Arbeit und der Anerkennung im außen. Auch wenn es die persönliche Leidenschaft sein mag und großen Mehrwert liefert, dann vergessen sie sich doch manchmal selbst. Andere wichtige Säulen des Lebens gehen unter:

  • Gesundheit, resourcenorientiertes Denken und innere Balance
  • Partnerschaft, Familie, Freunde und soziales Umfeld
  • Hobbies, Freizeit und persönliche Ziele
  • Visionsarbeit und strategische Ausrichtung
  • Trends, Innovation und eigene Weiterentwicklung

2. Der Unternehmer wird zum Flaschenhals wenn er nicht clever delegiert

Wenn nur einer im Unternehmen verkaufen oder entscheiden kann, dann hängt alles von dieser Person ab. Aber schnell wachsende Unternehmen müssen clevere Entscheidungsstrukturen aufbauen, sonst skaliert es nicht. Mitarbeiter müssen entscheiden lernen und können. Dazu braucht es Klarheit und dazugehörige Entscheidungsstrukturen. Was darf ein Mitarbeiter selbst entscheiden und was nicht? Welche Aspekte müssen im Team entschieden werden? Wo entscheiden Führungskräfte? Was entscheidet der Unternehmer selbst?

3. Menschen unterschätzen neue Projekte

In der Startup-Kultur sind neue Projekte und Produkte oftmals kein Problem, aber im Laufe der Zeit wird es wichtiger das Business auszubauen. Dann sind da nicht nur laufende Prozesse, bestehende Produkte und Kunden, sondern eben auch neue und alles was neu ist erfordert erhöhte Energie und Aufmerksamkeit. Sehr schnell kann man sich hier verschätzen und verkalkulieren. Selbst wenn große Gewinne winken, dann werden neue Projekte meist unterschätzt. Die Qualität leidet. Interessierte Kunden springen ab und verlieren das Vertrauen.

Die operative Arbeit kollidiert mit der innovativen Arbeit. Projektarbeit trifft laufende Arbeit.

Das sagt der CHAOS-Report: Mehr als 50 % von Projekten verzögern sich in der Auslieferung, treffen nicht die erwartete Qualität oder schaffen nicht die Ergebnisse die der Kunde sich wünscht:

Punkt 4, 5,6 und 7 werde ich nur kurz skizzieren:

4. Wissen und Kompetenzen bestehender Mitarbeiter können nicht schnell genug auf neue Mitarbeiter übertragen werden, weil sie zu stark im Kerngeschäft eingebunden sind.

5. Konflikte können nicht ausreichend schnell und gut gelöst werden.

6. Die Kundenzufriedenheit wird aus den Augen verloren, die Produktqualität sinkt und damit die Weiteremfehlungsrate. Der Verkauf benötigt plötzlich viel höhere Anstreungen. Die Zahlen brechen ein.

7. Bestehende Mitarbeiter mögen das Kerngeschäft und die operative Arbeit im Griff haben, sind aber in der Regel keine guten Führungspersönlichkeiten die die Meta-Ebene einnehmen können. Damit werden neue Mitarbeiter nicht ausreichend angeleitet. Es entsteht viel Verschwendung.

Welche Lösungsoptionen gibt es?

Man braucht in solchen raschen Wachstumsphasen genau solche Menschen die nicht unbedingt gefallen wollen und müssen: Beobachter und Analysten die sehr schnell Engpässe und verborgene Konflikte erkennen können. Menschen mit systemischem Blick und Verständnis.

Menschen die Ideen liefern können wie das Unternehmen besser ausgerichtet werden kann und es – komme was wolle – in die Umsetzung bringen um große Ziele zu erreichen.

Was wir von Adolf Hitler über destruktive Führung lernen können

Der Name Adolf Hitler wird natürlich aus berechtigten und geschichtlichen Hintergründen in Deutschland befürchtet und weitgehend vermieden. Warum ich trotz dieser schrecklichen Vorgeschichte den Führungsbegriff verwende, das beschreibe ich in in diesem Artikel. Du bekommst dabei sehr viel über Führungshaltung, Organisationsdesign und neue Standards der Unternehmensführung an die Hand.

Dieser Blog und meine Arbeit verfolgen dabei keine politische Aussage. Ich biete Raum zur Diskussion und Reflexion von moderner Team-Führung, Inspiration und gebe Erfahrungswissen in Form von wertvollen Blogs, Fachartikeln, Bücher, Podcasts, Coachings und Beratungsangeboten weiter. Alles querbeet rund um Führungstthemen wie Lean Management, Agilität, Scrum, NLP, Projektmanagement, Coaching und mehr. Das ist mein Ziel und meine Vision.

Ich nutze in meiner Kommunikation den Begriff „neue Führungskraft“ absichtlich und gezielt in seiner Doppeldeutigkeit. Führung und Führungskraft sind weit mehr als einfach nur anleiten und vorgeben.

Der Unterschied zwischen Diktatur und Führung

Ich wurde kürzlich gefragt weshalb ich den Begriff „Führung“ trotz der deutschen Vorgeschichte nutze und auch meinen Podcast „Gamechager-Podcast Neue FührungsKRAFT“ so genannt habe. Dieser Artikel schafft dazu mehr Klarheit. Führung ist eine positive Kraft die wir vor allem in komplexen Projekten oder unklaren Strukturen benötigen wird um wertschöpfend, effektiv und ökonomisch zu arbeiten.

Das wir heute nicht diktatorisch führen, dabei anderen Menschen, ihre Meinungen, Erfahrungen, Erklärungen und Ansichten anhören und respektieren ist sicherlich gut so. Keine Frage. Ganz klar. Dazu gehören zum Beispiel auch die sachliche und fachliche Kritik zuzulassen, Menschen nicht zu schaden, zu blockieren und zu akzeptieren sowie auf Kunden- oder Mitarbeiterbedürfnisse einzugehen.

„Wachstum, zum Wohle aller und nicht einzelner.“

Es gehört bestimmt auch dazu hierarchische Strukturen oder Formate zu respektieren in denen es nicht um Meinungen, Kritik, Diskurs oder Diskussion geht. Situation wie die in denen wir uns gerade befinden oder viel mehr befanden, kurz nach Corona, Quarantänen und schnellen Wechseln ins Home-Office. Besonders in solche Momenten bleibt wenig Zeit zum Diskutieren. Da geht es ums Planen, Abstimmen, MACHEN, Umsetzen und Ergebnisse reflektieren.

Den anderen mit seinen Denkweisen, Bedürfnissen und Werten respektieren

Natürlich kann das in der Praxis von Digitalisierung, Informationsflut, Komplexität, Chaos und vielen parallelen Projekte sowie in Zeiten von großen Social Media-Reichweiten und vielen Beteiligten an einem Unternehmen eine sehr große Herausforderung sein. Dann braucht es Strukturen und Prinzipien, statt Regeln und Einzelentscheide. Es helfen der Fokus auf gemeinsames Wachstum, das Schaffen von gemeinsamen Zielen und Erfragen von Bedürnissen. Aber auch das Zuhören auf der anderen Seite und vor allem das Loslassen des alten Managementkonzepts „Konkurrenz und Wettbewerb“ das wahrscheinlich dem alten Mangeldenken aus dem ersten Weltkrieg entspringt.

Ein gutes und nützliches Pattern bietet darüber hinaus sicherlich das Modell der bedürfnisorientierten oder auch gewaltfreien Kommunikation das auch im Kundenkontakt eingesetzt werden kann. In zwischenmenschlichen Beziehungen helfen als Basis Empathie, also die Fähigkeit die Sicht und Gefühle des anderen zu verstehen und das smarte und fast schon alte google-Prinzip „Don´t be evil – sei freundlich und wertschätzend“. Natürlich auch in fachlichen Diskussionen und Entscheidungsvorbereitungen. Dazu enthält dieser Artikel am Ende noch eine Best practice. Wem das zu in Summe zu viele Details sind oder zu viel zu lesen ist, der findet ganz sicher einen Experten auf dem Gebiet.

Was zeichnete Adolf Hitler aus?

  • Adolft Hitler hat diktatorisch geführt und andere Inhalte die nicht seinem Vokabular oder seiner Meinungen entsprachen zensiert oder vernichten lassen
  • Er hat Menschen bestraft die die seinen Ansichten widersprechen, Menschen die dem offenkundig widersprachen hat er bestraft und Menschen ausgegrenzt die nicht seinen Paradigmen gefolgt sind
  • Er hat seinen Einfluss zum Schaden vieler Menschen genutzt und Kriege geführt die viele Menschenleben gekostet haben
  • uvm.

Was ist das Gute daran? Was können wir daraus lernen?

Eins lehrt uns diese Geschichte: das wir immer aufmerksam sein sollten wohin große Strukturen wachsen, uns in Führungsverantwortung über Ethik, Moral und gemeinsames Wachstum bewusst sind, andere Haltungen akzeptieren, darauf wertfrei reagieren und den Fokus darauf richten wie wir die Unternehmens- und Systemarchitketur weiter verbessern können. Auch zu einem Gemeinwohl hinentwickeln und das wir reflektieren wie weit wir unsere Kompetenzen dazu einsetzen das Gemeinwohl zu fördern oder das Eigeninteresse.

„Wenn alle von der Brücke springen, springst du dann ohne Verstand mit?“

Es bedeutet aber manchmal auch einfach nicht mitzuziehen wenn bestimmte Grundvoraussetzungen und Standards nicht erfüllt sind, man sich nicht einbringen kann oder wenig „Return“ bekommt. Wenn bestimmte Standards nicht erfüllt sind. In diesen Momenten ist es wichtig, immer wieder mit Abstand zu reflektieren.

Zusammengefasst:

  • Schnell wachsende Strukturen aufmerksam beobachten
  • Führungsverantwortung entwickelt, die über das eigene System hinaus geht – also auch die Kundenzufriedenheit berücksichtigt
  • Bewusstheit über Ethik und Moral entwickeln
  • Gemeinsames Wachsum forcieren – mit Kunden, Mitarbeitern und Kooperationspartnern
  • Auf „Widerstände“ und Gegenargumente wertfrei reagieren, Einwände mit einbeziehen in zukünftige Angebote
  • Fokus auf System- und Organisationsdesign richten, statt auf einzelnes Verhalten
  • Gemeinwohl fördern, statt die eigenen Interessen

Was ist das Gegenteil von Diktatur?

Das Gegenteil von Diktatur ist sicherlich ganz einfach gesagt: alles andere, Demokratier und Mitbestimmung.

Hier helfen konstruktive und effektive Mitbestimmungsstrukturen aus anderen Vorbildern. Ist es hierarchische Führung? Kooperativ? Im Rahmen einer Community? Im Konsent? Konsent? Im Zellstrukturdesign? Nach dem google oder spotifiy-Konzept? Egal, es ist alles andere als das ein Mensch in destruktiver Form die Massen bewegt und zu seinem eigenen Nutzen beeinflusst.

Agile oder kooperative Führung bedeutet jedoch nicht das jeder macht was er weill

Darüber hinaus wird besonders im Hinblick mit dem Begriff von kooperativer „Führung“ sehr deutlich was passiert, wenn wir aus Abneigung gegenüber dem Begriff oder eine klaren Führungsform eine konstruktive, schaffende und kreierende Form von Führung vermeiden. Es zeigt welche Kraft wir damit gleichermaßen im Teamkontext verlieren und ausblenden können. Dabei gibt es sicherlich einen großen Unterschied zwischen menschenverachtender destruktiver Diktatur und der positiven Kraft von Klarheit in der Führungsarbeit.

In der Praxis wird dieser Diskurs jedoch selten geführt oder veranschaulicht. Dadurch kann im Führungsalltag eine ganz zentrale Kraft verloren gehen. Die Kraft von Klarheit, Fokus und gemeinsamen Zielen wie sie in meinem neuesten Buch „Magic Teams“ beschrieben ist.

Die Autorität und Kraft um am Rahmen eines Unternehmens zu arbeiten, gemeinsame Ziele zu schaffen und damit die Ergebnisse „zum Wohler aller“ zu verbessern ist sehr nützlich und verbessert die Ergebnisqualität. Dann entstehen MAGIC TEAMS.

Die meisten Menschen versuchen Autorität zu umgehen und setzen daher häufig weichere Begriffe ein wie z. B. „Leadership“ oder „Führung auf Augenhöhe“ ein. Natürlich ist das auch eine Option. Leider verlieren wir dadurch oftmals die positive und schöpferische Kraft die eigentlich hinter dem Wort „Führung“ steckt.

Die Taten von Adolf Hitler waren sicherlich grausam und zerstörerisch, keine Frage. Doch wenn wir eines von ihm lernen können, dann etwas über destruktive Führung.

Klare Führung hingegen die gemeinsame Ziele, Demokratie und das wertschätzende Miteinander fördert ist sicherlich längst keine Diktatur, sondern oftmals auch im sozialen und ökonomischen Sinne sinnvoll. Es hilft aufmerksem, mit Feingefühl mit diesem Thema umzugehen und immer dann hellhörig zu werden, wenn jemand Strukturen schafft um damit Massen zu beeinflussen, Menschen ausgrenzt um seine Gewinne zu maximieren.

Best practice: 1) Diskussionen von Entscheidungen trennen 2) Formate für Diskussionen nutzen und 3) ein Commitment, Klarheit oder Routine über das Entscheidungsverfahren treffen

Hier hat sich bewährt strukturierte Plattformen für Diskussion und Austausch zu schaffen. Beispielsweise eine Community of practice mit Formate wie Open Space, World Café oder Lean Coffee. Diese Methoden haben einzig und alleine das Ziel die Zeit und den Raum für wertfreien und freien Austausch zu schaffen. Hier können Themen mitbestimmt und auf Augenhöhe diskutiert werden. Denkbar ist also vor eine Entscheidung zunächst 30-90 Minuten für freien Diskurs zu gestalten, Zahlen, Daten, Fakten, Themen und Meinungen zu sammeln und visualisieren um dann im Anschluss nach einer kurzen Pause eine Entscheidung zu treffen oder auch miteinander zu entscheiden noch keine Entscheidung zu treffen. Hier können schließlich wieder Moderations- und Entscheidungsverfahren zum Einsatz kommen. Ein Team sollte hier eine klare Struktur haben wie Entscheidungen typischerweise getroffen werden. Top-down? Im Teamkonsens oder -konsent? Im Mehrheitsentscheid. Alle diese Methoden haben Vor- und Nachteile. Lassen Sie sich im Zweifel beraten und beim Einführen solcher Ansätze durch einen Agile Coach begleiten.

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Prokrastination & Babysteps

3 effektive Schritte um Blockaden in komplexen Projekten oder unwägbaren Vorhaben im Selbstcoaching aufzulösen

Wenn wir große Projekte, Vorhaben und Unternehmungen vor der Brust haben, dann kann das einen schnell in eine Blockade bringen. Dann kann man schon einmal resignieren oder neudeutsch in die Prokrastination geraten.

Spannend ist: wenn man nach diesem oft verwendeten Begriff recherchiert und schaut was er eigentlich bedeutet findet man überaschenderweise eine Definition die direkt von einer Störung spricht.

Prokrastination, auch „extremes Aufschieben“, ist eine pathologische Störung, die durch ein unnötiges Vertagen des Beginns oder durch Unterbrechen von Aufgaben gekennzeichnet ist, sodass ein Fertigstellen nicht oder nur unter Druck zustande kommt.

Quelle: wikipedia.org, „Prokrastination“, https://de.wikipedia.org/wiki/Prokrastination

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber was es damit auf sich hat, wieso Aufschieben in komplexen Projekten und neuen oder unbekannten Gebieten ein völlig normales menschliches Verhalten ist und was man tun kann um das Muster zu unterbrechen.


„Wir leben in einer komplexe Welt.“ Diesen Satz höre ich immer wieder in der Praxis. Aber, was bedeutet das eigentlich? Nun, wir stehen fast fortlaufend vor neuen Herausforderungen, Projekten oder Vorhaben. Die Welt entwickelt sich schneller und wir müssen uns fast ständig mit neuen Produkten oder Vorgaben auseinandersetzen. Nicht nur jetzt in diesen Zeiten der Corona-Krise oder wie ich sage einer Zeit in der wir uns auf Gesundheit konzentrieren.

Wechselnde Vorgaben oder Herausforderungen erzeugen Stress

Wir erhalten in unserem Leben ständig neue Vorgaben oder sind auf neue Produkte angewiesen. Entweder weil wir sie brauchen, alte Dinge defekt sind, wir neue einfach haben wollen oder auch gesellschaftliche Gruppendynamik dazu führt das wir mitziehen wollen. Fortlaufend entwickeln sich Produkte entweder weiter oder neue entstehen, Schnittstellen ändern sich, es entstehen neue Bedienkonzept, neue Oberflächen, neue Anwendungen, neue Produkte und neue Standards.

Das bringt manchmal kleine oder große Herausforderungen in unserem Leben und Berufsleben. Nehmen wir das Beispiel „Apple“: Mit einer Smartphone-Reihe hat Apple entschieden den 3,5mm Anschluss für Headsets abzuschaffen und in den neuen „Lightning“-Adapter zu integrieren. Dieser Anschluss fungiert nun als Headset und Ladekabel-Anschluss. Sicherlich eine clevere Entscheidung denn vermutlich entsteht dadurch mehr Platz im inneren.

Für den Anwender bedeutete das er jetzt aber nur noch das Headset ODER das Handy laden kann. Gleichzeitig das er entweder vorhandene Headsets, KFZ-Anschlüsse und Ladekabel austauschen musste oder einen zusätzlichen Adapter anschaffen muss. Diesen muss er immer mit sich tragen, usw. usf. Sie verstehen was ich mit diesem kleinen Beispiel zeigen möchte? Und das haben wir in ganz vielen Bereichen des Lebens und diese technischen Systeme interagieren immer höher und enger miteinander. Das heißt nicht nur die Produkte ändern sich, auch die Verbindungsbrücken wie sie kommunizieren.

Das Smartphone-Beispiel ist im Grunde eine Kleinigkeit, aber eine Vielzahl an Kleinigkeiten kann sich eben auch summieren. Auf der anderen Seite stehen wir dann den großen Projekten gegenüber: die Entwicklung eines neuen Produktinformationssystems, einer neuen Steuersoftware, die neue Webinar-Software oder ein neues Recruitingwerkzeug – was auch immer das bei Ihn sein kann: Manchmal, da fühlen wir uns doch alle, als stehen wir vor einem riesengroßen Elefanten? Wahr oder wahr?

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Der große Elefant von dem die meisten Menschen immer nur ein kleines Stückchen erkennen können.
Quelle: https://i.pinimg.com/originals/2a/dc/2f/2adc2f3333b03e557fa59166b25ec30a.png

Was entsteht dadurch für ein Effekt?

Viele Menschen stehen vor riesigen Herausforderungen. Sie sehen nur noch einen riesigen großen Elefanten und manche beginnen dann zu resignieren. Die menschlichen Phänomene sind unterschiedlich und lassen sich meistens auf die drei Basistypen zurückführen:

  • Angriff
  • Flucht
  • Verteidigung

Können Sie verstehen das wir hier also von einem völlig normalen Verhalten sprechen? Wenn wir flüchten? Im NLP sprechen wir immer von Verhalten. Es gibt dort keine Störungsdiagnostik. Die Begründer des NLP hatten keinen psychologischen Hintergrund und ich ehrlich gesagt auch nicht. Ich bin ausgebildeter Coach. Daher schaue ich mir in Coachung und Beratung jedes Problem, jede Herausforderung von einem lösungsorientierten Blickwinkel an.

In jeder Situation nutzen wir Strategien und nach diesen verhalten wir uns. Ein eigenes Thema für sich. Also wie können wir konstruktiv mit großen Herausforderungen umgehen? Schauen wir uns in einer kleinen Blog-Reihe drei Möglichkeiten an:


3 effektive und proaktive Wege zum Umgang mit Blockaden

  1. Abstand
  2. Gelassenheit
  3. Babysteps

Da dieser Artikel schon relativ lang ist, werden es zwei oder mindestens drei Artikel. Wenn Sie mir auf Social Media folgen, werden Sie über Neuerungen informiert.


Heute betrachten wir den ersten proaktiven Weg um mit Blockaden umzugehen:

1. „Halten Sie Abstand“

Kommen wir zum ersten Schritt im Umgang mit großen Projekte und neuen Vorhaben. Wir müssen der verständnishalber auch mal erwähnen das wir im Grunde einfach nur vom Lernen sprechen. Zu lernen wie mit einer neuen Situation umzugehen ist.

Nehmen wir hierzu ergänzend die fünf Phasen für Veränderung:

  1. Bewusstsein
  2. Verständnis
  3. Dissoziieren
  4. Neuausrichtung und
  5. Tun.

Wir befinden uns jetzt gerade an Phase 3. In der Einleitung habe ich mit Ihnen gemeinsam Bewusstsein für das Problem geschaffen. Ich habe Ihnen mitgeteilt warum wir uns so verhalten, damit sie es besser verstehen können.

Der erste Weg um jetzt eine Blockade aufzulösen ist: Abstand, Dissoziieren.

Sie sehen das sich die erste Handlungsoption mit der dritten Phase der Veränderung überdeckt. Richtig? Das ist kein Zufall. Nur was bedeutet das jetzt in der Praxis? Dissoziieren und Abstand?

Ganz einfach gesagt: Treten Sie fünfzehn Meter zurück vom Elefanten.

Warum und Wofür? Na, wenn Sie davor stehen können Sie das große Ganze nicht sehen! Das ist wie in der Corona-Krise: der Unternehmer sieht im ersten Moment vielleicht nur seine Verluste. Wer mental einen Schritt zurücktritt der sieht plötzlich das große Ganze. Zum Beispiel das der Staat engagiert einspringt, das es Ersatzleistungen gibt, das viele Mitmenschen mit Herz und Verstand unterstützen, das er gar nicht der einzige ist den das nun betrifft und mit etwas weiterem Abstand vielleicht sogar das sich gleichermaßen auch neue Möglichkeiten auftun.

Ich bin mir sicher das genau deshalb auf vielen Schildern geschrieben steht das wir Abstand halten sollen. (lach).

Scherz beiseite. Treten Sie einfach etwas zurück. Bleiben Sie aufmerksam und gelassen. Nehmen Sie die Vogelperspektive ein und betrachten Sie das große Ganze. Gehen Sie auf Flughöhe.

Gelassenheit… und das war das Stichwort für den zweiten Schritt. Bleiben Sie dran. Den schauen wir uns im nächsten Artikel an. Dieser kommt voraussichtlich morgen und wird hier verlinkt. Folgen Sie mir auf instagram oder facebook für Updates.

Danke das Sie diesen Artikel bis zum Schluss gelesen haben.
Viel Spaß und weiterhin viel Erfolg.

P.S. Übrigens mehr solcher Denkmodelle finden Sie auch in meinem aktuellen Management-Fachbuch „Magic Teams“: Sicheren Rahmen für zielgerichtete Projektteams gestalten. Sichern Sie sich eins der ersten Exemplare. Jetzt bestellen. Sonderaktion für Blogleser: Die ersten fünf E-Mails bekommen ein Buchexemplar im Wert von 18,18 € geschenkt: mail@patrick-koglin.com | Einfach melden.