Die einfachste Organisationsmethode der Welt

Organisations-Tool für zwischendurch: Mir hat jemand vor ein paar Jahre in einem Manager-Seminar die simpelste und einfachste Organisationsmethode der Welt gezeigt.

Du musst dir dazu vorstellen das ich aus der IT komme. Wir arbeiteten dort mit allen möglichen Ticketverwaltungssysteme wie Atlassian Jira, Atlassian Trello, haptischen Kanban-Boards, E-Mailverteilern, Scrum-Boards und Co. Abgefahrenes Zeug.

Aber all das hat bei mir irgendwann nicht mehr funktioniert. Warum? Die Aufgaben gehen einfach in der Masse unter. An manchen Tagen erhielt ich mehr als 50 E-Mails. In meinem Postfach liegen oft mehrere hundert ungelesene E-Mails die ich runterpriorisieren muss. Oft muss ich auf Zuarbeit und Rückantwort warten. Puh!

Gleichzeitig motiviert es nicht, wenn du 800 Aufgaben vor dir hast und erstmal minutenlange Filter bewegen musst, Kommentare lesen und sortieren musst. Nein. Die wirksamste Methode ist viel einfacher.

Ich bin gespannt, was du dazu sagst.

Todo-Listen

Ganz simpel, smart und einfach: Schreibe alle Aufgaben, die anstehen auf einen Zettel. Die arbeitst du sequentiell ab, danach streichst du sie durch. That´s it.

  1. Todo: Kunden zurückrufen
  2. Todo: Kapitel 3 aus Codename Glückskind ins Lektorat geben
  3. Todo: Blogartikel über REDESIGN schreiben

Die Aufgaben arbeitest du nacheinander ab. Ganz sachlich neutral und straight. Was am Ende des Tages übrig bleibst, lässt du stehen oder überträgst es auf einen neuen Zettel. Damit organisierst du ALLES.

Selbst wenn das mal zeitweise 2, 3 oder mehr Zettel werden. Damit du organisiert du deinen Tag, deine Woche und deinen Monat. Ich hatte hier schon 4 Zettel nebeneinander liegen. Gerade dann ist es wichtig den roten Faden im Auge zu behalten.

Aus den Augen aus dem Sinn

Der Hauptvorteil: Was erstmal aus dem Kopf ist, ist aus dem Sinn und du kannst dich auf Ergebnisse und Voranschreiten eines Punktes konzentrieren. Der vielbesagte FOKUS entsteht.

Wenn du noch keine Todo-Liste hast, dann beginne früh morgens als allererstes dir diese Liste zu erstellen. Schreib alles auf was erledigt werden muss.

Pro-Tipp #1: Schneide und formuliere die Aufgaben in einer Größenordnung in der sie bestmöglichst in 15 Minuten erledigt werden können. Auf jeden Fall sollte die Länge der Aufgaben unter 2 Stunden liegen. Und noch etwas:

Die Aufgaben müssen selbstbestimmt erledigt werden können. Frei von Abhängigkeiten. Nur dann ergibt dieses System einen logischen Sinn und funktioniert. Zum Beispiel nicht formulieren das Herr Meier den Angebotstext erstellt, sondern das der Angebotstext von dir empfangen wird.

Pro-Tipp #2: Platziere den oder die Zettel sichtbar auf deinem Schreibtisch. Wenn du genauso ein kreativer Chaot bist wie, dann solltest du besonders darauf achten den Zettel morgens als erstes sehen zu können. Es ist das erste was du siehst wenn du dich an den Schreibtisch setzt 🙂

Es sollte jeden Morgen deine erste Tat sein auf diesen Zettel zu schauen: Was steht dort drauf? Was muss als nächstes erledigt werden? Was darf noch aufgeschrieben werden? Welche Termine stehen heute an?

Das kann ein wichtiger Teil deiner neuen Routine sein.

It works, wenn du damit arbeitest

Es funktioniert, wenn du damit arbeitest. Jeder durchgestrichene ‚Todo‘ verschafft ein Erfolgserlebnis. Du siehst den Fortschritt, kannst dich besser fokussieren und lässt dich somit weniger ablenken.

Bei mir funktioniert es, also gehe ich davon aus, das es auch bei dir funktionieren wird – wenn du dich darauf einlässt und es einfach mal ausprobierst.

Pro Tipp #3 Eat the frog in the morning

Hier der dritte und letzte Tipp: Alle Aufgaben arbeitest du nacheinander ab und du isst den Frosch zum Frühstück.

Was bedeutet „Eat the frog in the morning“?

Morgens beginnst du mit der unangenehmsten, schlimmsten oder schwierigsten Aufgabe. Warum? Damit diese als erledigt ist. Danach arbeitest du alles andere ab.

Das unangenehmste ist dann aus deinem Kopf und du hast eine bessere Energie für den Tag. Außerdem bist du schon einmal maximal motiviert. Denn das schlimmste liegt hinter dir.

Das funktioniert auch hervorragend für die Hausarbeit. Denke auch dabei an den Impuls aus „Mach dein Bett!

Was am Ende des Tages übrig bleibt, wird auf einen neuen Zettel für den nächsten Tag übertragen.

Viel Erfolg beim Anwenden.

Schreib mir gerne auf Social Media wie dir der Tipp gefallen hat und deine Organisation verbessert hat!

Dazu passend: 5 Power Booster für mehr Motivation.

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